Altijd stand-by voor nieuw leven: Hoe verloskundige Isa en haar team rust vonden met Dubline
Als verloskundige in een drukke verloskundigenpraktijk staat je leven in het teken van de telefoon. Baby’s houden zich immers niet aan kantoortijden. Dat gold ook voor Isa. Haar praktijk in de regio Arnhem groeide hard en inmiddels runt ze de praktijk samen met 3 collega-verloskundigen. Met vier actieve zorgprofessionals merkten ze dat de telefonische bereikbaarheid een flinke logistieke puzzel werd. Dankzij de flexibele teamoplossing van Dubline heeft het hele team nu de perfecte balans tussen acute zorg en hun privacy gevonden. Zónder dat ze een spoedgeval missen. Dit is haar verhaal.
De Situatie: Een Arnhemse praktijk met wisselende shifts
Isa en haar 3 collega’s vormen samen een hecht team in Arnhem. Cliënten moeten de praktijk op elk moment van de dag en nacht kunnen bereiken wanneer de bevalling begint of bij acute medische vragen. Omdat het team in shifts werkt – met wisselende dag-, nacht- en weekenddiensten – is een strakke organisatie rondom het praktijknummer essentieel. Iedereen is constant onderweg: van cliëntbezoeken aan huis in de regio Arnhem tot echo’s in de praktijk en spoedritten naar het Rijnstate ziekenhuis.
De Uitdaging: Wie heeft de telefoon en wie neemt er op?
Voorheen was het beheren van de bereikbaarheidsdienst een constante bron van frustratie. Het team liep tegen drie grote uitdagingen aan:
1) De fysieke telefoonwissel: Bij elke shiftwisseling moest de fysieke ‘diensttelefoon’ worden overgedragen. Dat betekende vaak speciaal langs de praktijk rijden of elkaar ergens in Arnhem ontmoeten, puur om een toestel te brengen.
2) Geen slimme verdeling: Als de dienstdoende verloskundige net in een zware bevalling zat en niet kon opnemen, bleef de telefoon rinkelen. Cliënten moesten dan de voicemail inspreken, terwijl er op dat moment misschien wel een collega op de praktijk aanwezig was die de telefoon direct had kunnen aannemen.
3) Geen rust buiten je shift: Omdat er geen duidelijke scheiding was per persoon, bleven appjes en meldingen binnenkomen bij collega’s die op dat moment juist een welverdiende vrije dag hadden.
Isa zocht een slim systeem waarbij het vertrouwde, regionale 026-nummer centraal bleef, maar waarin elke collega als unieke gebruiker haar eigen beschikbaarheid kon beheren op basis van haar shifts. “We willen er als team 100% zijn voor onze cliënten.” Maar als ik geen shift heb, wil ik er ook op kunnen vertrouwen dat de oproepen automatisch en vlekkeloos bij de juiste collega terechtkomen.” – Isa
De Actie: Het Arnhemse 026-nummer in een slimme app
Isa en haar team besloten over te stappen op de teamoplossing van Dubline. Hun herkenbare regionale 026-nummer werd gekoppeld aan de app en alle vier de verloskundigen installeerden Dubline op hun eigen smartphone. Iedereen kreeg een eigen unieke gebruikersaccount.
Samen richtten ze hun bereikbaarheid zo in:
- Beschikbaarheid op basis van shifts: Elke verloskundige stelt in haar eigen app-omgeving eenvoudig in wanneer zij beschikbaar is. Begint de shift van een collega? Dan activeert zij haar account met één druk op de knop.
- Slimme doorschakelvolgorde (Cascade): Komt er een oproep binnen op het 026-nummer? Dan hebben Isa en haar team ingesteld bij welke collega de telefoon als eerste overgaat. Wordt er na 30 seconden niet opgenomen omdat ze bezig is? Dan rinkelt de telefoon automatisch door bij de volgende collega die als achterwacht ingesteld staat.
- Professionele voicemail: Wanneer zij niet opneemt, horen klanten een vriendelijke, zakelijke welkomstboodschap in plaats van een standaard mobiele voicemail.
- Automatisch overslaan bij ‘Niet Storen’: Heeft een collega een vrije dag of ligt ze te slapen na een zware nachtdienst? Zodra zij haar app op Do Not Disturb (Niet Storen) zet, herkent het systeem dit direct. De app slaat deze collega in de volgorde automatisch over en schakelt direct door naar de eerstvolgende beschikbare verloskundige.
- WhatsApp Business op het vaste nummer: Het 026-praktijknummer is gekoppeld aan WhatsApp Business. Omdat iedereen als aparte gebruiker is ingelogd, kan de dienstdoende collega eenvoudig de openstaande berichten beantwoorden vanaf haar eigen telefoon, terwijl de rest van het team volledig offline is..
