Geen gemiste autoverkoop meer door een rinkelende balie telefoon: Hoe het autobedrijf van Thomas in Naarden slimmer bereikbaar werd
In de automotive sector draait alles om snelheid en betrouwbaarheid. Of er nu een online lead binnenkomt voor een jonge occasion met de vraag: “Is deze auto nog beschikbaar voor een proefrit?”, of een vaste klant snel een afspraak wil maken voor een APK-keuring; elke gemiste oproep kan zorgen voor gemiste omzet.
Dat gold ook voor Thomas. Hij merkte dat de traditionele balie telefoon niet meer voldeed aan de dynamiek van zijn bedrijf. Dankzij de flexibele teamoplossing van Dubline mist zijn team geen enkele verkoopkans meer, terwijl de monteurs in de werkplaats ongestoord kunnen doorwerken. Dit is zijn verhaal.
De Situatie: Schakelen tussen occasions en de hefbrug
Thomas runt samen met zijn vier collega’s een allround autobedrijf in Naarden. Hun werkdagen zijn enorm afwisselend: Thomas staat klanten te woord in de showroom, twee collega’s begeleiden proefritten en de monteurs in de werkplaats hebben hun handen letterlijk vol aan onderhoud en complexe diagnoses.
Niemand zit de hele dag achter een bureau. Om de constante instroom van nieuwe leads, taxatie-aanvragen en werkplaatsafspraken direct te verwerken, is flexibele mobiele bereikbaarheid een absolute must voor het hele team.
De Uitdaging: Rennen naar de balie en rondslingerende 06-nummers
Voorheen vertrouwde het autobedrijf op een traditionele vaste telefoonlijn bij de receptie en de persoonlijke mobiele nummers van de verkoopadviseurs. Dit zorgde dagelijks voor de nodige frustraties en vragen op de werkvloer:
1) Gemiste leads bij drukte: Als Thomas met een klant in de showroom stond en de monteurs in de werkplaats stonden, bleef de balie telefoon onbeantwoord rinkelen. Potentiële kopers of klanten voor een onderhoudsafspraak namen contact op met een andere regio in de omgeving.
2) Onrust in de werkplaats: Om dit op te lossen, gaven de monteurs weleens hun privé-06 aan vaste klanten. Het gevolg? Klanten appten of belden in de avond of het weekend met vragen betreffende het onderhoud van hun auto. Hierdoor verdween de balans tussen werk en vrije tijd.
3) Geen overzicht bij afwezigheid: Als een verkoop collega een vrije dag had, bleven zakelijke leads binnenkomen op zijn eigen telefoon. Niemand op de zaak kon deze opvolgen, wat simpelweg voor omzetverlies zorgde.
Thomas zocht naar een antwoord op de vraag: “Hoe krijg ik ons centrale 035-bedrijfsnummer in de broekzak van álle vijf de teamleden, zonder dat we tijdens het sleutelen constant gestoord worden? ”Als ik met een klant een proefrit maak door Naarden, kan ik de telefoon niet opnemen. Vroeger betekende dat een gemiste kans. Dankzij Dubline vangt een collega in de werkplaats of showroom het gesprek nu moeiteloos op.” – Thomas
De Actie: Een 035-bedrijfsnummer in vijf verschillende broekzakken
Het autobedrijf stapte over op Dubline en koppelde het centrale zakelijke 035-nummer aan vijf unieke gebruikersaccounts. Alle medewerkers installeerden simpelweg de Dubline-app op hun eigen, huidige smartphone. Binnen tien minuten was het hele team verbonden met dezelfde virtuele telefooncentrale, zonder gedoe met extra simkaarten.
Zij richtten de bereikbaarheid voor de showroom en werkplaats als volgt in:
- Slimme doorschakelvolgorde per team: Komt er een oproep binnen? Dan gaat de telefoon eerst over bij Thomas en de collega in de showroom. Nemen zij na 20 seconden niet op vanwege een lopend klantgesprek? Dan rinkelt de lijn automatisch door bij de collega’s in de werkplaats. Zo wordt elke klant snel te woord gestaan.
- WhatsApp Business op de vaste lijn: Het vaste 035-bedrijfsnummer werd direct gekoppeld aan WhatsApp Business. Nu sturen de monteurs vanuit de werkplaats makkelijk een foto van een versleten remblok naar de klant met de vraag: “Akkoord dat we deze direct vervangen?”, terwijl Thomas via diezelfde WhatsApp-omgeving een officieel voorstel voor een inruilwaarde doorstuurt.
- De ‘Niet Storen’-functie: Moet een monteur zich focussen op de werkplaats? Met één klik in de app zet hij zijn status op ‘Niet Storen’. De app herkent dit direct en leidt inkomende oproepen naar de rest van het team, zodat hij met schone handen kan doorwerken.
- Automatische openingstijden: Om stipt 18:00 uur, wanneer de garagedeur in Naarden sluit, schakelt de zakelijke lijn zichzelf automatisch uit. Klanten die daarna bellen, horen een professionele voicemail en worden vriendelijk verwezen naar de volgende werkdag. De balans tussen werk en vrije tijd is hierbij direct hersteld.
- Innovatieve AI-transcriptie: Spreekt een leverancier of klant buiten openingstijden de voicemail in? Dankzij de AI-transcriptie van Dubline krijgt Thomas het bericht direct als tekst in zijn mailbox. Hij ziet in één oogopslag waarvoor de beller heeft gebeld en kan bij de start van de werkdag direct actie ondernemen of de klant terugbellen zonder dat hij de voicemail hoeft uit te luisteren.
