Geen cliënten meer aan de lijn in het weekend: Hoe advocaat Thomas zijn Utrechtse praktijk én privéleven beschermt met Dubline
Als zelfstandig advocaat draag je een grote verantwoordelijkheid en rust er een strikt beroepsgeheim op je schouders. Of het nu gaat om een fatale termijn in een dossier, een urgente update van de griffie of een last-minute voorbereiding op een zitting; bereikbaarheid is van cruciaal belang. Dat gold ook voor Thomas. Sinds hij zijn advocatenkantoor in Utrecht startte – dat inmiddels is uitgegroeid tot een hecht team van vier advocaten – merkte hij dat de telefonische druk zwaar begon te wegen op de work-life balance van het hele team. Dankzij de flexibele teamoplossing van Dubline straalt zijn Utrechtse kantoor nu maximale professionaliteit uit en beschermt iedereen moeiteloos zijn eigen privacy. Dit is zijn verhaal.
De Situatie: Focus en discretie in een groeiende rechtspraktijk
Thomas runt samen met zijn drie collega-advocaten een bloeiende rechtspraktijk in het hart van Utrecht. Hun werkdagen zijn ontzettend dynamisch: ze zitten in vertrouwelijke cliëntbesprekingen, formuleren processtukken of staan te pleiten in de rechtszaal. In hun vakgebied is absolute focus een eerste vereiste. Tegelijkertijd mag het kantoor geen enkele cruciale oproep missen van een cliënt, de tegenpartij of de rechtbank.
De Uitdaging: De strijd tussen bereikbaarheid en het beroepsgeheim?
Voorheen liep het team dagelijks tegen de nodige frustraties en operationele uitdagingen aan rondom hun bereikbaarheid:
1) Cliënten in de privéomgeving: Omdat er veel rechtstreeks contact was via persoonlijke mobiele nummers, belden of appten cliënten Thomas en zijn collega’s in het weekend of tijdens vakanties met inhoudelijke dossierantwoorden. Hierdoor kon niemand thuis écht afschakelen.
2) Anoniem bellen schaadt het vertrouwen: Om hun privacy tijdens werkdagen te beschermen, belden de advocaten cliënten vaak ‘Anoniem’. Het resultaat? Cliënten namen de telefoon simpelweg niet op omdat ze onbekende nummers negeerden, wat zorgde voor onnodige vertraging in tijdgevoelige procedures.
3) Verstoring tijdens zittingen: Als een van de advocaten in de rechtszaal stond te pleiten, bleef de telefoon trillen. Er was destijds geen slimme manier om de telefoon op dat moment geruisloos en direct door te schakelen naar een beschikbare collega op kantoor.
IThomas zocht een professioneel systeem waarmee het centrale kantoornummer leidend werd, maar waarin alle vier de advocaten als unieke gebruikers ook hun eigen, rechtstreekse bereikbaarheid flexibel konden beheren. “In de advocatuur is focus alles.” Als ik met een cliënt aan tafel zit of in de rechtszaal sta, moet ik 100% scherp zijn. Dankzij Dubline bewaakt ons hele team die grens nu moeiteloos, zónder dat we onbereikbaar zijn.” – Thomas
De Actie:Centraal 030-hoofdnummer én persoonlijke nummers in één app
Het advocatenkantoor besloot de telefonie volledig over te zetten naar het platform van Dubline. Alle vier de advocaten installeerden de Dubline-app op hun huidige, vertrouwde smartphone. Zonder gedoe met extra simkaarten of een tweede toestel kreeg iedereen een eigen unieke gebruikersaccount gekoppeld aan het hoofdaccount.
Zij richtten hun bereikbaarheid met de unieke features slim in:
- Samen bereikbaar onder één 030-hoofdnummer: Thomas deelt het centrale Utrechtse 030-kantoornummer met zijn drie collega’s. Dit nummer wordt gebruikt op de website en voor de algemene instroom. Komt er een oproep binnen op dit centrale nummer? Dan hebben ze een slimme doorschakelvolgorde ingesteld. De telefoon gaat eerst bij de aangewezen collega over. Wordt er na 30 seconden niet opgenomen, dan schakelt de lijn automatisch door naar de volgende beschikbare advocaat. Zo blijft de praktijk altijd optimaal bereikbaar.
- Eigen rechtstreeks doorkiesnummer per advocaat: Naast het gedeelde 030-hoofdnummer heeft elke advocaat een eigen, extra nummer dat exclusief aan zijn of haar account is gekoppeld. Hiermee bellen en appen ze rechtstreeks met hun eigen cliënten over specifieke dossiers. Cliënten behouden zo hun vaste aanspreekpunt, terwijl de privé-06 van de advocaat 100% geheim blijft.
- Vast kantoornummer op mobiel: Als Thomas of zijn collega’s nu uitbellen via de app, zien cliënten en relaties netjes het vertrouwde, zakelijke 030-nummer op hun scherm. Dit straalt direct lokale autoriteit uit en verhoogt de opname bereidheid aanzienlijk.
- De ‘Niet Storen’-functie: Zit Thomas in een vertrouwelijk cliëntenoverleg of een zitting? Met één klik in de app zet hij zijn status op ‘Niet Storen’. De app herkent dit direct en zal inkomende oproepen op het centrale nummer automatisch doorschakelen naar de volgende collega. Oproepen op zijn persoonlijke extra nummer gaan direct naar de voicemail (of worden naar wens doorgerouteerd).
- Automatische kantoortijden: Om stipt 17:30 uur schakelt de zakelijke telefonie zichzelf automatisch uit. Bellers worden na die tijd netjes verwezen naar de openingstijden van de volgende werkdag, waardoor de avondrust van het team gegarandeerd is.
- Professionele voicemail: Wanneer het team de telefoon niet kan opnemen, horen cliënten een professionele, zakelijke welkomstboodschap van het kantoor in plaats van een standaard mobiele voicemail. Dit versterkt direct het betrouwbare imago van de rechtspraktijk.
- Innovatieve AI-transcriptie: Spreekt een cliënt of de rechtbank buiten openingstijden of tijdens een zitting de voicemail in? Dankzij de AI-transcriptie van Dubline ontvangt Thomas direct een geschreven tekstversie van het bericht in zijn mailbox. Zo ziet hij in één oogopslag waar de beller voor belt, zonder de voicemail hardop te hoeven afluisteren.
- WhatsApp Business voor de rechtspraktijk: Dankzij het herkenbare 030-nummer via Dubline, activeerde Thomas direct WhatsApp Business op zijn smartphone. Ideaal om via zijn persoonlijke direct lijn snel en discreet een zittingstijd, herinnering of korte update over een dossier naar zijn cliënten te appen.
